Πολιτική Απορρήτου

1.Εισαγωγή

Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς το Workflow Repair συλλέγει, χρησιμοποιεί, αποθηκεύει, προστατεύει και διαβιβάζει προσωπικά δεδομένα στο πλαίσιο της ιστοσελίδας, της εφαρμογής και των υπηρεσιών του Workflow Repair ERP.

Η Πολιτική αυτή αφορά επισκέπτες της ιστοσελίδας, πελάτες και υποψήφιους πελάτες, χρήστες της εφαρμογής, πρόσωπα που επικοινωνούν με τον Πάροχο, καθώς και επαφές χρέωσης ή υποστήριξης.

Για τα προσωπικά δεδομένα που οι πελάτες μας καταχωρούν στην Υπηρεσία σχετικά με τους δικούς τους πελάτες, τελικούς χρήστες, συσκευές, εργασίες ή επιχειρησιακές διαδικασίες, ισχύει επίσης το Παράρτημα Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA).

2.Ρόλοι επεξεργασίας

Ο Πάροχος ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας για δεδομένα που συλλέγει για δικούς του σκοπούς, όπως δημιουργία και διαχείριση λογαριασμών, επικοινωνία με πελάτες, τιμολόγηση, ασφάλεια, υποστήριξη, βελτίωση υπηρεσιών και συμμόρφωση με νόμιμες υποχρεώσεις.

Για δεδομένα που καταχωρεί ο Πελάτης στην Υπηρεσία σχετικά με τους δικούς του πελάτες, προσωπικό, συνεργάτες ή επιχειρησιακές εργασίες, ο Πελάτης είναι Υπεύθυνος Επεξεργασίας και ο Πάροχος ενεργεί ως Εκτελών την Επεξεργασία, σύμφωνα με τις οδηγίες του Πελάτη και το DPA.

3.Ποια δεδομένα συλλέγουμε

3.1 Δεδομένα λογαριασμού

Ενδέχεται να συλλέγουμε ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, στοιχεία επιχείρησης, ΑΦΜ/ΔΟΥ όπου απαιτείται για τιμολόγηση, ρόλο χρήστη, στοιχεία σύνδεσης και ασφάλειας, καθώς και χρόνο αποδοχής των Όρων Χρήσης. Ο κωδικός πρόσβασης αποθηκεύεται μόνο σε κρυπτογραφημένη μορφή hash και ποτέ σε καθαρό κείμενο.

3.2 Δεδομένα χρήσης και τεχνικά δεδομένα

Ενδέχεται να συλλέγουμε διεύθυνση IP, browser και συσκευή, ημερομηνίες και ώρες σύνδεσης, αρχεία καταγραφής ενεργειών σε βασικές οντότητες της εφαρμογής, αρχεία καταγραφής σφαλμάτων, metadata χρήσης και πληροφορίες ασφάλειας.

3.3 Δεδομένα χρέωσης

Ενδέχεται να συλλέγουμε στοιχεία τιμολόγησης, συνδρομή και ιστορικό συνδρομής, κατάσταση πληρωμών, παραστατικά και στοιχεία πληρωμής που διαχειρίζονται μέσω τρίτου παρόχου πληρωμών. Οι πληρωμές πραγματοποιούνται μέσω εξουσιοδοτημένου παρόχου πληρωμών, όπως η Viva.com. Ο Πάροχος δεν αποθηκεύει πλήρη στοιχεία καρτών· τα δεδομένα κάρτας διαχειρίζονται από τον εκάστοτε πάροχο πληρωμών.

3.4 Δεδομένα υποστήριξης

Ενδέχεται να συλλέγουμε περιεχόμενο αιτημάτων υποστήριξης, email ή μηνύματα επικοινωνίας, τεχνικές πληροφορίες όπως σελίδα, user agent και μέγεθος οθόνης, προαιρετικά στιγμιότυπα οθόνης, καθώς και προαιρετική καταγραφή περιόδου χρήσης, μόνο εφόσον ο χρήστης αφήσει επιλεγμένο το σχετικό πλαίσιο κατά την υποβολή της αναφοράς. Η προαιρετική καταγραφή χρησιμοποιείται αποκλειστικά για τη διάγνωση του αναφερόμενου προβλήματος και εφαρμόζει masking όπου είναι τεχνικά διαθέσιμο.

3.5 Δεδομένα που καταχωρεί ο Πελάτης στην Υπηρεσία

Τα δεδομένα που καταχωρεί ο Πελάτης στην Υπηρεσία ενδέχεται να περιλαμβάνουν στοιχεία πελατών του καταστήματος, στοιχεία συσκευών, σειριακούς αριθμούς ή IMEI, κωδικούς ξεκλειδώματος συσκευών όπου ο Πελάτης επιλέγει να τους καταχωρήσει, ιστορικό επισκευών, εργασίες, ανταλλακτικά, χρεώσεις, σημειώσεις, φωτογραφίες ή συνημμένα αρχεία, παραστατικά ή λογιστικές πληροφορίες.

Τα δεδομένα αυτά ανήκουν στον Πελάτη και ο Πάροχος τα επεξεργάζεται σύμφωνα με τις οδηγίες του Πελάτη και το Παράρτημα Επεξεργασίας Δεδομένων.

3.6 Δεδομένα από Google APIs και Google λογαριασμούς

Το Workflow Repair μπορεί να επιτρέπει στους χρήστες να συνδέουν προαιρετικά τον Google λογαριασμό τους με την εφαρμογή, για λειτουργίες όπως σύνδεση/ταυτοποίηση χρήστη, συγχρονισμός ημερολογίου και λειτουργίες Google Business Profile όπου αυτές είναι ενεργές.

Ανάλογα με τις λειτουργίες που ενεργοποιεί ο χρήστης, το Workflow Repair μπορεί να ζητήσει πρόσβαση σε Google user data, όπως:

• βασικά στοιχεία Google λογαριασμού, όπως email, όνομα και δημόσια διαθέσιμες πληροφορίες προφίλ,
• στοιχεία Google Calendar, όπως λίστα ημερολογίων, αναγνωριστικά ημερολογίων, ονόματα ημερολογίων, υπάρχοντα events, τίτλοι events, περιγραφές, ημερομηνίες και ώρες, κατάσταση διαθεσιμότητας, συμμετέχοντες, υπενθυμίσεις, αναγνωριστικά events και metadata συγχρονισμού,
• στοιχεία Google Business Profile, όπου έχει ενεργοποιηθεί η σχετική λειτουργία, όπως στοιχεία λογαριασμού, στοιχεία επιχείρησης, τοποθεσίες, αναγνωριστικά προφίλ, βασικά στοιχεία καταχώρισης, στοιχεία επικοινωνίας, ώρες λειτουργίας, αξιολογήσεις, απαντήσεις αξιολογήσεων και σχετικά metadata.

Παρότι ορισμένα Google OAuth scopes μπορεί να εμφανίζουν ευρύτερες περιγραφές στην οθόνη συγκατάθεσης της Google, το Workflow Repair χρησιμοποιεί τα Google user data μόνο στον βαθμό που είναι απαραίτητος για τις εμφανείς λειτουργίες της εφαρμογής που έχει επιλέξει ο χρήστης.

Το Workflow Repair δεν χρησιμοποιεί Google user data για διαφήμιση, retargeting, personalized ads, interest-based ads, data brokerage, αξιολόγηση πιστοληπτικής ικανότητας, σκοπούς δανεισμού ή εκπαίδευση AI/ML μοντέλων.

4.Σκοποί επεξεργασίας

Χρησιμοποιούμε προσωπικά δεδομένα για παροχή και λειτουργία της Υπηρεσίας, δημιουργία και διαχείριση λογαριασμού, τεχνική υποστήριξη, τιμολόγηση και πληρωμές, ασφάλεια και πρόληψη κατάχρησης, διατήρηση αρχείων καταγραφής, λειτουργική ή διοικητική επικοινωνία, βελτίωση και ανάπτυξη της Υπηρεσίας, συμμόρφωση με νομικές, λογιστικές και φορολογικές υποχρεώσεις, καθώς και άσκηση ή υπεράσπιση νόμιμων αξιώσεων.

Ειδικά για Google user data, τα χρησιμοποιούμε μόνο για τις λειτουργίες που έχει ενεργοποιήσει ο χρήστης, όπως:

• σύνδεση ή ταυτοποίηση χρήστη με Google λογαριασμό,
• σύνδεση του Google λογαριασμού με τον λογαριασμό χρήστη στο Workflow Repair,
• συγχρονισμό ραντεβού, εργασιών επισκευής, υπενθυμίσεων και προγραμματισμένων εργασιών με το Google Calendar,
• ανάγνωση διαθεσιμότητας και υπαρχόντων calendar events ώστε να αποφεύγονται συγκρούσεις προγραμματισμού,
• δημιουργία, ενημέρωση ή διαγραφή calendar events που δημιουργήθηκαν ή διαχειρίζονται μέσω του Workflow Repair,
• προβολή, συγχρονισμό ή διαχείριση λειτουργιών Google Business Profile που έχει ενεργοποιήσει ο χρήστης μέσα στην εφαρμογή, όπως τοποθεσίες, αξιολογήσεις και απαντήσεις αξιολογήσεων,
• διάγνωση σφαλμάτων συγχρονισμού, ασφάλεια και πρόληψη κατάχρησης.

Το Workflow Repair δεν διαγράφει ημερολόγια Google. Οποιαδήποτε διαγραφή ή αφαίρεση event περιορίζεται σε events που δημιουργήθηκαν ή διαχειρίζονται μέσω του Workflow Repair, εφόσον ο χρήστης χρησιμοποιεί σχετική λειτουργία της εφαρμογής.

5.Νομικές βάσεις επεξεργασίας

Ανάλογα με την περίπτωση, επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα βάσει εκτέλεσης σύμβασης, συμμόρφωσης με νόμιμη υποχρέωση, έννομου συμφέροντος, συγκατάθεσης όπου απαιτείται, ή λήψης μέτρων πριν από τη σύναψη σύμβασης.

Για προαιρετικές συνδέσεις με Google APIs, η πρόσβαση γίνεται μόνο μετά από συγκατάθεση/εξουσιοδότηση του χρήστη μέσω της διαδικασίας OAuth της Google. Ο χρήστης μπορεί να αποσυνδέσει την ενσωμάτωση μέσα από την εφαρμογή, όπου διατίθεται σχετική επιλογή, ή να ανακαλέσει την πρόσβαση από τις ρυθμίσεις ασφαλείας του Google λογαριασμού του.

6.Cookies και παρόμοιες τεχνολογίες

Οι εφαρμογές του Workflow Repair και η ιστοσελίδα χρησιμοποιούν απολύτως απαραίτητα cookies και τοπική αποθήκευση, όπως local storage ή session storage, για τη βασική λειτουργία, τη σύνδεση και ασφάλεια της περιόδου χρήσης, και τη διατήρηση προτιμήσεων διεπαφής. Η περίοδος χρήσης αποθηκεύεται σε ασφαλές, HTTP-only cookie όπου αυτό είναι τεχνικά εφαρμόσιμο.

Δεν χρησιμοποιούμε διαφημιστικά cookies ή cookies παρακολούθησης τρίτων στο ERP. Περισσότερες πληροφορίες υπάρχουν στη σελίδα Cookies & Tracking.

Σημείωση για τη γραμματοσειρά: οι νομικές σελίδες φιλοξενούν τοπικά τη γραμματοσειρά τους. Ορισμένες άλλες σελίδες ενδέχεται να φορτώνουν γραμματοσειρές από τρίτους παρόχους, όπως Google Fonts, με αποτέλεσμα η διεύθυνση IP του επισκέπτη να γίνεται τεχνικά γνωστή στον πάροχο για την παράδοση του αρχείου.

Σημείωση για ηλεκτρονικά καταστήματα πελατών: κάθε κατάστημα μπορεί, με δική του ευθύνη και ρύθμιση, να ενεργοποιεί δικά του εργαλεία analytics και δικό του banner συγκατάθεσης cookies. Αυτό περιγράφεται στην πολιτική απορρήτου του εκάστοτε καταστήματος.

7.Τρίτοι πάροχοι και αποδέκτες

Μπορεί να διαβιβάζουμε προσωπικά δεδομένα σε τρίτους παρόχους που μας βοηθούν να παρέχουμε την Υπηρεσία, όπως πάροχο hosting/cloud υποδομής, πάροχο αποστολής email, πάροχο πληρωμών, πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης, παρόχους υπηρεσιών που ενεργοποιεί ο Πελάτης ή ο χρήστης μέσα από την εφαρμογή, και δημόσιες αρχές όπου απαιτείται από τον νόμο.

Ο πλήρης, ενημερωμένος κατάλογος των υπο-εκτελούντων δημοσιεύεται στη σελίδα Υπο-εκτελούντες & Τρίτοι Πάροχοι.

Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα.

7.1 Κοινοποίηση Google user data

Το Workflow Repair δεν πωλεί Google user data και δεν τα κοινοποιεί σε τρίτους για διαφήμιση, retargeting, personalized ads, interest-based ads, data brokerage, αξιολόγηση πιστοληπτικής ικανότητας, σκοπούς δανεισμού ή εκπαίδευση AI/ML μοντέλων.

Google user data μπορεί να διαβιβαστεί ή να είναι προσβάσιμο μόνο στις εξής περιπτώσεις:

• όταν είναι απαραίτητο για την παροχή ή βελτίωση λειτουργιών που έχει ενεργοποιήσει ο χρήστης και εμφανίζονται μέσα στην εφαρμογή,
• όταν απαιτείται για τεχνική υποστήριξη, διάγνωση σφαλμάτων, ασφάλεια ή διερεύνηση κατάχρησης,
• όταν απαιτείται από εφαρμοστέο νόμο ή αρμόδια αρχή,
• όταν ο χρήστης έχει δώσει ρητή συγκατάθεση,
• όταν χρησιμοποιούνται υπο-εκτελούντες που είναι απαραίτητοι για τη λειτουργία της υπηρεσίας και δεσμεύονται από κατάλληλες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων.

Η χρήση και διαβίβαση πληροφοριών που λαμβάνονται από Google APIs από το Workflow Repair συμμορφώνεται με την Google API Services User Data Policy, συμπεριλαμβανομένων των Limited Use requirements.

8.Διεθνείς διαβιβάσεις

Η κύρια υποδομή φιλοξενίας βρίσκεται εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ), όπου αυτό είναι διαθέσιμο για την εκάστοτε υπηρεσία. Όπου προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να διαβιβαστούν εκτός ΕΟΧ, για παράδειγμα μέσω ορισμένων παρόχων email, cloud υπηρεσιών ή υπηρεσιών που ενεργοποιεί ο Πελάτης, λαμβάνονται κατάλληλα μέτρα σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, όπως Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs) ή άλλοι νόμιμοι μηχανισμοί διαβίβασης.

9.Διατήρηση δεδομένων

Διατηρούμε προσωπικά δεδομένα μόνο για όσο απαιτείται για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν, εκτός αν απαιτείται μεγαλύτερη διατήρηση από τον νόμο ή για νόμιμα συμφέροντα.

Ενδεικτικά, δεδομένα λογαριασμού διατηρούνται για όσο υπάρχει ενεργός λογαριασμός, δεδομένα χρέωσης και εκδοθέντα παραστατικά διατηρούνται για όσο απαιτείται από τη φορολογική και λογιστική νομοθεσία, αρχεία καταγραφής ασφάλειας διατηρούνται για εύλογο χρονικό διάστημα, Δεδομένα Πελάτη διατηρούνται σύμφωνα με τους Όρους Χρήσης και το DPA, και αντίγραφα ασφαλείας διαγράφονται ή αντικαθίστανται σταδιακά σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης.

9.1 Διατήρηση και διαγραφή Google user data

Τα Google OAuth tokens, refresh tokens και integration credentials διατηρούνται μόνο για όσο είναι απαραίτητο ώστε να λειτουργεί η συνδεδεμένη Google ενσωμάτωση που έχει ενεργοποιήσει ο χρήστης.

Όταν ο χρήστης αποσυνδέσει μια Google ενσωμάτωση ή ανακαλέσει την πρόσβαση:

• το Workflow Repair σταματά να συγχρονίζει νέα Google user data,
• τα σχετικά OAuth tokens διαγράφονται, απενεργοποιούνται ή καθίστανται μη χρησιμοποιήσιμα,
• τα δεδομένα συγχρονισμού που δεν είναι πλέον απαραίτητα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται σε εύλογο χρόνο,
• ορισμένα τεχνικά logs μπορεί να διατηρηθούν για περιορισμένο χρονικό διάστημα για λόγους ασφάλειας, διάγνωσης σφαλμάτων ή νόμιμης συμμόρφωσης.

Τα δεδομένα που έχουν ήδη δημιουργηθεί μέσα στο Workflow Repair από τον χρήστη, όπως ραντεβού ή εργασίες επισκευής που δημιουργήθηκαν μέσω συγχρονισμού, ενδέχεται να παραμείνουν στον λογαριασμό του Πελάτη ως επιχειρησιακά δεδομένα, εκτός αν ο Πελάτης ή ο χρήστης ζητήσει τη διαγραφή τους και η διαγραφή είναι επιτρεπτή από τη νομοθεσία και τις συμβατικές υποχρεώσεις.

10.Ασφάλεια

Λαμβάνουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, όπως έλεγχο και περιορισμό πρόσβασης σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, χρήση HTTPS/TLS, κρυπτογράφηση κωδικών πρόσβασης με ασφαλή αλγόριθμο hash, κρυπτογράφηση ευαίσθητων διαπιστευτηρίων τρίτων και integration credentials όπου αποθηκεύονται, απομόνωση δεδομένων ανά επιχείρηση/tenant, αρχεία καταγραφής, παρακολούθηση και έλεγχο για σφάλματα ή κατάχρηση, αντίγραφα ασφαλείας και ενημερώσεις ασφαλείας. Περισσότερα στη σελίδα Ασφάλεια & Backups.

Τα Google OAuth tokens και λοιπά διαπιστευτήρια Google integrations αποθηκεύονται με μέτρα προστασίας και περιορισμένη πρόσβαση. Η πρόσβαση σε Google user data από ανθρώπινο προσωπικό περιορίζεται μόνο όπου είναι απαραίτητο για υποστήριξη, ασφάλεια, διάγνωση τεχνικού προβλήματος, συμμόρφωση με τον νόμο ή κατόπιν αιτήματος/συγκατάθεσης του χρήστη ή του Πελάτη.

Κανένα σύστημα δεν είναι απόλυτα ασφαλές. Ο Πάροχος δεν μπορεί να εγγυηθεί απόλυτη ασφάλεια ή αδιάλειπτη λειτουργία.

11.Δικαιώματα υποκειμένων δεδομένων

Ανάλογα με την περίπτωση και υπό τις προϋποθέσεις της νομοθεσίας, τα υποκείμενα δεδομένων έχουν δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού επεξεργασίας, εναντίωσης, φορητότητας και ανάκλησης συγκατάθεσης όπου η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση.

Για δεδομένα που καταχωρεί ο Πελάτης στην Υπηρεσία σχετικά με τους δικούς του πελάτες ή συνεργάτες, τα αιτήματα πρέπει καταρχήν να απευθύνονται στον Πελάτη, ως Υπεύθυνο Επεξεργασίας. Ο Πάροχος θα συνεργάζεται με τον Πελάτη στο μέτρο που απαιτείται και είναι τεχνικά εφικτό. Για Google integrations, ο χρήστης μπορεί επίσης να ανακαλέσει την πρόσβαση της εφαρμογής από τις ρυθμίσεις ασφαλείας του Google λογαριασμού του.

12.Αιτήματα και επικοινωνία

Για αιτήματα σχετικά με προσωπικά δεδομένα, μπορείτε να επικοινωνήσετε στο hello@workflow.repair ή στη διεύθυνση Κρήτης 39, 12351, Αγία Βαρβάρα, Αττική. Ενδέχεται να ζητήσουμε στοιχεία ταυτοποίησης πριν απαντήσουμε σε αίτημα.

13.Δικαίωμα καταγγελίας

Τα υποκείμενα δεδομένων έχουν δικαίωμα να υποβάλουν καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή προστασίας δεδομένων. Στην Ελλάδα, αρμόδια αρχή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ): www.dpa.gr.

14.Αλλαγές στην Πολιτική Απορρήτου

Μπορεί να ενημερώνουμε την παρούσα Πολιτική κατά διαστήματα. Η νεότερη έκδοση θα δημοσιεύεται στην ιστοσελίδα με ενημερωμένη ημερομηνία.

Εάν αλλάξει ουσιωδώς ο τρόπος με τον οποίο το Workflow Repair αποκτά, χρησιμοποιεί, αποθηκεύει ή κοινοποιεί Google user data, θα ενημερώνουμε την παρούσα Πολιτική και, όπου απαιτείται, θα ζητάμε νέα συγκατάθεση ή επανεξουσιοδότηση από τον χρήστη πριν χρησιμοποιήσουμε Google user data για νέο σκοπό.